【司会進行・進め方】英語でオンライン・Web・電話会議を上手に進めるには?【オンライン・Web会議】

英語学習
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海外の人との電話会議、相手の言っている事がわからなくて困ったり、顔が見えないため様子がわからず、司会進行(ファシリテーション)が難しくて、もっと上手にできるようになりたいと思いませんか? 実は私もそんな一人です。

この記事で紹介する電話会議・オンライン会議のファシリテーション方法をぜひご一読ください。すると、上手に会議を進めるための全体像が見えてきて、モヤモヤが晴れるはずです。

なぜなら、ここでご紹介するのは、私も普段海外とのビジネスの実務で試行錯誤する中で行き着いた方法論だからです。

この記事では、会議前の準備から、会議の始め方〜締め方のについてご説明します。

この記事を読んでいただく事で、会議の事前準備から本番まで、流れの全体像とこつを頭に入れた上でのぞむ事ができ、本番で迷う事がなくなります。

 

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事前準備:場所、環境、通信機器、音質を確認

英語を話したり聞き取れる事も大切ですが、オンライン会議ではまずはじめに本番の数日前から環境の確認をしておく事が大前提です。

本番、通信環境が安定せず、誰かの声が聞こえなくなったり、回線が切れてオンライン会議室自体がダウンしたりすると、最悪の事態になってしまいます。実は私も本番で何度ヒヤヒヤしたことか。

私のような失敗を皆様はしないように、事前にしっかりチェックしておきましょう。

✔️雑音が入らない場所かどうか(邪魔が入らない個室が最適)
✔️パソコン、スマホ、ヘッドフォン、スピーカー等の機器の給電・充電は十分か
✔️通信環境が安定しているかどうか
✔️オンライン会議のツール(Skype, Web会議アプリ等)の操作方法を習得したか
会議の参加者が10人で1時間であれば、会議は10人時間の工数を投入するものになります。それにふさわしいアウトプットを最後に出せるよう、準備には念を入れて臨みたいですね。

全体の流れ・進め方

会議は以下のような流れで進行します
  1. 参加者の注意をひく
  2. 歓迎と参加へのお礼
  3. 会議参加者の確認・紹介
  4. 会議の目的・議題についての説明
  5. 議論・質疑応答
  6. アクションアイテム(宿題)確認
  7. 会議の終了

参加者の注意をひく

参加者が揃ったら会議を始めますが、始めるにあたって、参加者の注意を引き付ける必要があります。そんな時に便利なフレーズです。

All right. Can we get started?
I think it’s about time we get started.
I think we can get started.
Okay. Let’s get down to business.
Since everyone is here, let’s get started.
I’d like to thank everyone for coming today.

 

歓迎と参加へのお礼

会議の冒頭では参加者を歓迎するフレーズや、参加へのお礼の言葉を述べましょう。グッとプロフェッショナルに聞こえますよね。

こういった相手をウェルカムするような言葉をさらりと言えたらかっこいいですよね!

It’s good to see you all here.
I’d like to thank everyone for coming today.
Thank you all for coming.
I’m glad to see you all here.
I really appreciate your being on time and ready to work.

会議参加者の確認・紹介

議事に入る前に、参加者の確認や、紹介をします。
そんな時に便利なフレーズがこちら。
Are we missing anyone?
I’d like to introduce Yamada-san from the US office.
Could you all introduce yourselves?
Suzuki-san, would you like to introduce yourself?
Sato-san sends her apologies – she couldn’t make it this afternoon…

会議の目的・議題についての説明

会議の冒頭では、目的・ゴールを示して、また議題について説明をします。
As you know, the main objective of this meeting is to….
The main challenge that we’re facing is how to negotiate with the customer..
Let me first go over the agenda.
We’ll run through them in order.
Let’s take a quick look at the agenda.
It’s broken down into three main parts.
I’ve divided up the meeting today into three parts.
Let’s move straight to the first point on the agenda

議論・質疑応答

議論に入ったら、議論を深めるような問いかけをしてみましょう。

What other approaches are there to this problem?
Does anybody have any ideas?
How about other people?
Any comments?

 

その他、残り時間や議論の流れをみながら、議論をコントロールするために使えるフレーズをご紹介します。

次の議題に移るとき

Well, we’ve just about covered the project A. Let’s continue by discussing the project B.

 

会議の進捗が遅く、次の議題に移るとき

Time is pressing. Let’s move on to the next point on the agenda, okay?

 

議論がそれてしまい、本題に戻すとき

Sorry, Kato-san, but I think this is a bit of a sidetrack.
Let’s try to keep to the agenda.
To save time, we need to stay on track.
Let’s try not to get too far off topic.
Let’s get back to that later. For now, I really want to stick to the agenda.
Can we get back to the main point?

アクションアイテム(課題)確認

会議の最後にアクションアイテム、つまり参加者それぞれが持ち帰る宿題について、理解があっているか確認しましょう。

Let’s just go through the action items to finish off.
Let’s just go over what everyone needs to do.
Is everyone clear about what they need to do?
Let me just check and make sure you’re all clear about your duties.

会議の終了

会議をしめる表現集です。

That’s about everything we wanted to get through today.
I think that’s just about all for our meeting today.
That’s all for today.
That’s it for today.
That covers it all.
If there aren’t any more questions, let’s just wrap it up here.

 

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イレギュラーな事が起こった時の対処法

参加者の接続トラブルなどでオフラインになってしまった時

Webやアプリを使ったオンライン会議では、テクニカルな問題が頻繁に起こります。音質が悪すぎたり、それ以前に接続できなかったり、というトラブルはつきもの。

会議の途中でいきなり接続が途切れてしまう事もよくある事です。そんな時にパニックにならず、参加者の注意を散らす事なく、進行し続ける事ができれば良いですね

トラブルがあっても、会議を止めてしまわないよう、会議をリードするファシリテーターが自ら対応する事なく、他のメンバーに状況調査してもらいましょう。

そんなピンチの時に使える表現を紹介します。

It looks like we’ve lost Osaka team.
Yamamoto-san, could you text Yamada-san in Osaka and see what’s happening?

 

 

途中から誰がが会議へ参加した場合

オンライン会議だと、会議の進行中、気づかない間に誰かが遅れて参加する事もよくある事です。

そんなとき、参加者に誰かが参加した事を知らせると共に、議論の場にスムーズに参加できるよう、自己紹介をしてもらいましょう。

It sounds like we’ve got someone new joining us.
Who do we have on the line there?
I think Mark has just joined.
Let’s pause a moment here and let some of the latecomers introduce themselves.

 

相手の声が聞こえづらい場合の対処法

相手の声が聞き取りにくい場合、そして声が小さい場合は、こうたずねてみましょう
Could you say that again?
Could you speak up?

スモールトーク

最後ですが、会議が始まる前について。
会議の必須参加者が全員集まる前まで、間があくことはよくあります。その間、差し障りのない天気の話などをして、間を持たせる事ができるとアイスブレイクにもなって良いです。
最後に、会議前後含めた流れのまとめです!
  1. 接続、音声の確認
  2. 参加者が揃う前までのスモールトーク
    参加者が集まったら、
  3. 参加者の注意をひく
  4. 歓迎と会議参加へのお礼
  5. 会議参加者の確認・紹介
  6. 会議の目的・議題についての説明
  7. 議論・質疑応答
  8. アクションアイテム(宿題)確認
  9. 会議の終了
あとは場数をこなして実務経験を積むのみ。Good luck!!
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